Informes

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

·         tratar un solo tema por informe;

·         redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

·         usar tratamiento respetuoso y cortés;

·         redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

·         utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;

·         disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,

·         y elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

·         regular o aclarar una situación;

·         informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

·         tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

·         reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

·         impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

a)    resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,

b)     informe corto, que consta de una a 10 páginas y

c)    informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

Resumen ejecutivo

Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.  Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento

Partes de un Informe

Encabezamiento: Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

Razón social: Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código: Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.

EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048

Título: Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe en mayúsculas y centrado.

EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Autoría del resumen ejecutivo: en mayúscula inicial, seguido de dos puntos  precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.

Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.

Temas o numerales: El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian.

Páginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, con el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo.

Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.

Rúbrica: Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional: ANEXO, COPIA, Trascriptor.

ESQUEMA DE INFORME

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlínea libre Dependencia y código    2 interlíneas libres TÍTULO RESUMEN EJECUTIVO     2 a 3 interlíneas libres Lugar y fecha de elaboración      2 interlíneas libres ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)    2 a 3 interlíneas libres 1.   TITULO      1 interlínea libre Texto del primer título: ……………………………………………........................... ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..      2 interlíneas libres 2.     TITULO    1 interlínea libre Texto del segundo título:…………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..     2 interlíneas libres 3.     TITULO    1 interlínea libre Texto del tercer título:……………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………    1 interlinea libre 4.CONCLUSIONES   1 interlinea libre Texto…………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………

Resumen Ejecutivo    2 interlineas libres Texto……………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………..   1 interlinea libre Texto………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….       2 interlíneas libres 5. RECOMENDACIONES     1 interlínea libre Texto………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………        1 interlíneas libres Texto………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………….………………………………….. ……………………………………………………………………….……………………….. . 4 a 5interlíneas libres                                         NOMBRE Y FIRMA                   NOMBRE Y FIRMA                    Cargo                                         Cargo      2 interlíneas libres ANEXO: (Opcional) COPIA: (Opcional) 1 interlinea libre Transcriptor: