Actas

Actas

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Características de redacción  y presentación

-Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

- Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

- Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo

Clases de Actas

Existen varias clases de actas  entre las cuales se destacan:
-actas de comités,

- actas del concejo municipal,

- actas de consejos,

- actas de junta directiva,

-actas de asambleas,

-actas de reuniones administrativas,

- actas de levantamientos de cadáveres,

- actas de baja de inventarios,

- actas de eliminación de documentos,

-actas de sociedades y

- actas de entrega.

PARTES DEL ACTA

El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.

EJEMPLO:   REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL

Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda

Encabezamiento

El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida

Lugar de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

EJEMPLO FECHA:   SINCELEJO, 24 DE abril de 2013

Hora: se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

EJEMPLO:    De  las 09:00 horas a las 16:00 horas

Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO:     Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente

                                              María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta

Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.

EJEMPLO:

ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario

                Mario Restrepo en representación de Alberto González

Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, y después del tratamiento.

EJEMPLO

INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora

                     Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO

AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)

                     Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Desarrollo: con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos  se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

La primera actividad: la verificación de quórum.

La segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.

Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, taras o compromisos asumidos.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.

Líneas Especiales:

ANEXO: (opcional)

COPIA: (opcional)

Transcriptor:

Paginas Subsiguientes:

EJEMPLO:

Línea de identificación                                  Número de página

Reunión de comité académico-Acta 002                    2

Esquema de Acta

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlínea libre TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNION    1 a 2 interlíneas libres DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO     2 a 3 interlíneas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunión           1  interlíneas libres HORA:               1 interlíneas libres LUGAR:               1 interlínea libre ASISTENTES: ………….…………………………………………………                     ………………………………………………………………                              1 interlíneas libres INVITADOS: ………………………………………………………………                       ………………………………………………………………    1 interlínea libre AUSENTES: ……………………………………………………………....  (si los hay)  ………………………………………………………………..            2 interlíneas libres ORDEN DEL DIA          1.     (número y tema)          2.     (número y tema) DESARROLLO        1.    (número y tema)  Texto correspondiente………………………………………………………..  …….………………………………………………………………………………    1 interlinea libre       2.    (número y tema) Texto correspondiente……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… CONVOCATORIA( para nueva reunión) NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS       NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo                                                           Cargo LILNEAS ESPECIALES