circulares

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

-       Tratar un solo tema.

-       Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.

-       Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

-       Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

-       Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.

-       Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

Encabezado

De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento y destinatarios

De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

Saludo: Se incluye en el inicio del texto.

Texto: Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Despedida: Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

Remitente y firmas responsables

Líneas especiales:

Anexo

Copia

Trascriptor

Identificación de páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

EJEMPLO                                                                     pág.

Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057      2

ESQUEMA DE CIRCULAR