importancia de la GTC 185

DOCUMENTACIÓN  GTC185 (NORMA COLOMBIANA)

La documentación tiene una gran importancia ya que presenta una organización en su presentación, hace que los documentos  no solo sean, eso, si no, que pasen a ser documentos elaborados, trabajados, creados, ingeniosos y apreciados por quien los visualiza.

Por: karol Daniela Nupan y Luis Olaya

circulares

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

-       Tratar un solo tema.

-       Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.

-       Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

-       Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

-       Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.

-       Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

Encabezado

De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento y destinatarios

De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

Saludo: Se incluye en el inicio del texto.

Texto: Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Despedida: Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

Remitente y firmas responsables

Líneas especiales:

Anexo

Copia

Trascriptor

Identificación de páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

EJEMPLO                                                                     pág.

Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057      2

ESQUEMA DE CIRCULAR

Informes

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

·         tratar un solo tema por informe;

·         redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

·         usar tratamiento respetuoso y cortés;

·         redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

·         utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;

·         disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,

·         y elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

·         regular o aclarar una situación;

·         informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

·         tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

·         reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

·         impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

a)    resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,

b)     informe corto, que consta de una a 10 páginas y

c)    informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

Resumen ejecutivo

Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.  Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento

Partes de un Informe

Encabezamiento: Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

Razón social: Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código: Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.

EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048

Título: Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe en mayúsculas y centrado.

EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Autoría del resumen ejecutivo: en mayúscula inicial, seguido de dos puntos  precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.

Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.

Temas o numerales: El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian.

Páginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, con el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo.

Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.

Rúbrica: Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional: ANEXO, COPIA, Trascriptor.

ESQUEMA DE INFORME

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlínea libre Dependencia y código    2 interlíneas libres TÍTULO RESUMEN EJECUTIVO     2 a 3 interlíneas libres Lugar y fecha de elaboración      2 interlíneas libres ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)    2 a 3 interlíneas libres 1.   TITULO      1 interlínea libre Texto del primer título: ……………………………………………........................... ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..      2 interlíneas libres 2.     TITULO    1 interlínea libre Texto del segundo título:…………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..     2 interlíneas libres 3.     TITULO    1 interlínea libre Texto del tercer título:……………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………    1 interlinea libre 4.CONCLUSIONES   1 interlinea libre Texto…………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………

Resumen Ejecutivo    2 interlineas libres Texto……………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………..   1 interlinea libre Texto………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….       2 interlíneas libres 5. RECOMENDACIONES     1 interlínea libre Texto………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………        1 interlíneas libres Texto………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………….………………………………….. ……………………………………………………………………….……………………….. . 4 a 5interlíneas libres                                         NOMBRE Y FIRMA                   NOMBRE Y FIRMA                    Cargo                                         Cargo      2 interlíneas libres ANEXO: (Opcional) COPIA: (Opcional) 1 interlinea libre Transcriptor:

Actas

Actas

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Características de redacción  y presentación

-Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

- Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

- Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo

Clases de Actas

Existen varias clases de actas  entre las cuales se destacan:
-actas de comités,

- actas del concejo municipal,

- actas de consejos,

- actas de junta directiva,

-actas de asambleas,

-actas de reuniones administrativas,

- actas de levantamientos de cadáveres,

- actas de baja de inventarios,

- actas de eliminación de documentos,

-actas de sociedades y

- actas de entrega.

PARTES DEL ACTA

El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.

EJEMPLO:   REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL

Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda

Encabezamiento

El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida

Lugar de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

EJEMPLO FECHA:   SINCELEJO, 24 DE abril de 2013

Hora: se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

EJEMPLO:    De  las 09:00 horas a las 16:00 horas

Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO:     Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente

                                              María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta

Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.

EJEMPLO:

ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario

                Mario Restrepo en representación de Alberto González

Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, y después del tratamiento.

EJEMPLO

INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora

                     Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO

AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)

                     Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Desarrollo: con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos  se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

La primera actividad: la verificación de quórum.

La segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.

Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, taras o compromisos asumidos.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.

Líneas Especiales:

ANEXO: (opcional)

COPIA: (opcional)

Transcriptor:

Paginas Subsiguientes:

EJEMPLO:

Línea de identificación                                  Número de página

Reunión de comité académico-Acta 002                    2

Esquema de Acta

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlínea libre TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNION    1 a 2 interlíneas libres DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO     2 a 3 interlíneas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunión           1  interlíneas libres HORA:               1 interlíneas libres LUGAR:               1 interlínea libre ASISTENTES: ………….…………………………………………………                     ………………………………………………………………                              1 interlíneas libres INVITADOS: ………………………………………………………………                       ………………………………………………………………    1 interlínea libre AUSENTES: ……………………………………………………………....  (si los hay)  ………………………………………………………………..            2 interlíneas libres ORDEN DEL DIA          1.     (número y tema)          2.     (número y tema) DESARROLLO        1.    (número y tema)  Texto correspondiente………………………………………………………..  …….………………………………………………………………………………    1 interlinea libre       2.    (número y tema) Texto correspondiente……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… CONVOCATORIA( para nueva reunión) NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS       NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo                                                           Cargo LILNEAS ESPECIALES